物流供应商切换该如何操作?

2018-07-17 14:58:44 罗邮供应链 48

企业在经营过程中,经常会因为一些原因需要更换物流供应商,其中最主要的因素无非是价格和服务。

价格

物流供应商的同质化现象比较严重,A家能够走的线路,B家、C家,甚至N家都能够做,彼此之间很容易形成价格竞争。在激烈的市场竞争中,价低者赢,频繁更换货代、卡车和仓库等供应商都是常态。

服务


对于甲方来说,总是希望乙方供应商能够满足一切的要求,操作上的灵活度要高,响应时间要短,服务质量要稳定。如果操作上的合理要求长期得不到满足,那么更换物流供应商就是情理中的事了。

甲方企业更换物流供应商是一种正常经营行为,在新老供应商进行切换的时候,我们需要注意做好这三件事。

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一、老物流供应商的退出机制

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结清账款,好聚好散


在和老供应商结束合作之前,很有必要把之前发生的业务账款结算清楚。虽然双方的合作结束了,但是中国人讲究好聚好散,给彼此都留一个好印象,没有必要因为一些未结清的账款最后闹得对薄公堂。做物流的圈子说大不大,如果甲方做了些什么出格的事情,是很容易在乙方的圈子里流传开来的。


设定节点,无缝切换


在把业务转移到新供应商之前,甲方企业需要考虑设定一个时间节点,到什么时候为止结束和老供应商的合作,从什么时候开始与新供应商的配合。这个节点的设置很重要,如果新老供应商之间衔接没有做好,就会出现一段操作的“真空”期。


保持联络,有备无患


选择结束一段合作关系也许只是因为双方的经营策略理念不一致。只要双方在之前的合作中没有闹出太大的不愉快,在结束了和老供应商的合作以后,甲方企业也可以与其保持联系,万一哪天新供应商出现了问题,没有办法提供物流服务的时候,还可以去到老供应商那里来试试运气。老供应商对之前的业务操作都很熟悉,是一个可以依赖的后备方案。

二、新物流供应商的引入机制

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合同


书面形式确认合作双方的责任和义务,服务范围和付款方式。


对内沟通


对内沟通,通知企业内部各个相关部门关于新引入的供应商。

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关键部门

物流

作为服务的使用方,物流部在新供应商引入的环节上是至关重要的。新老供应商的切换是由物流部来主导的,它需要对整个的过程负责,监控库存的水平,确保在切换过程中不会对客户交付产生任何的影响。

采购

负责签订合同,在ERP系统中创建新供应商的信息。

财务

财务需要了解新供应商的付款信息,以便在实际业务发生后,根据合同内的条款,及时支付相关的费用。


其他部门


工程和项目

需要样品进出口和运输服务。

市场和销售

参加展会和促销用礼品的运输。


对外沟通


如果是指定货,甲方企业需要通知其原材料供应商,否则它可能会继续沿用之前的服务商。所谓指定货是指由买方指定货运代理,由该货代负责帮其安排货物运输。通常指FOB,EXW等运费到付的货物,即运费由买方承担的货物。


系统


采购部需要在ERP系统里创建新物流供应商的信息,主要内容有以下这些:

供应商名称、地址、电话号码、传真号码、国家、邮编、城市、邓白氏码、供应商联系人、货币、付款方式、贸易条款。

如果老的物流供应商彻底停止使用了,采购还需要把它的状态设置为停用。

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在SAP里执行Block或Unblock供应商



流程


标准作业流程(Standard operation procedure,简称SOP)就是将物流活动中的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。SOP是尽可能地将相关操作步骤进行细化和量化,在正常条件下使用方都能理解又不会产生歧义。

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国际海运操作流程和时间表,详细规定在每个关键操作节点上的时间要求,从而规范了整个的海运Lead time,保障了运输时间的稳定,增强了供应链的透明度。

三、新物流供应商的考核机制

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甲方企业需要对物流供应商设定考核的指标(Key Performance Indicators),主要KPI有这些:

及时到货率

物流供应商在规定时间窗口内送货到客户指定地点。及时送货率一般要达到95%以上,简单的统计方法就是在一个周期内,及时送货的单数除以这个时期所有送货的单数。

运输时间

根据在合同或是SOP中的规定,对于物流供应商在实际操作过程中使用的运输时间进行考核。如果卡车运输是做门到门的,那么运输时间就要从上门提货到送抵客户指定地点位置为止。

装载率

卡车或者集装箱的使用率。如果是一个标准20尺集装箱,理论上最大的内容积为28立方米。当然集装箱还有重量方面的限制,20尺集装箱最大载重量约17吨,如果货物尚未装满集装箱,但是已经达到了最大载重量,那也应该认为是满载了。

货物破损率

货物在签收时,有多少件包装破损。

库存准确率

第三方仓库保管的货物,实际库存和系统库存之间的差异。

发票准确率

供应商开票中的明细金额是否和合同里签订的报价是一致的,是否存在合同中没有规定的费用,但是在实际操作后开具在发票中了。

贸易合规

物流供应商必须在法律法规范围内,为客户提供合理的服务,供应商有责任来提醒客户哪些行为可能会触犯法律的。


甲方企业随着业务发展的不断变化,更换物流供应商是很正常的情况。只要做好了这三件事:老物流供应商的退出机制、新物流供应商的引入机制和新物流供应商的考核机制,就能够在切换供应商的过程中做到有条不紊,确保整个供应链不会受到任何的影响。

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